Nuestra vida activa social y empresarial a menudo se asocia con la participación en varios tipos de reuniones, ya sea una reunión de accionistas, una reunión general de miembros de una cooperativa, una Asociación de Propietarios o cualquier otra reunión pública. El papel de tales reuniones es la decisión y documentación de asuntos vitales que se relacionan con las actividades de organizaciones públicas o entidades legales. La correcta reflexión en los documentos de decisiones adoptadas en la reunión confirma su legitimidad y es un documento legal.
Manual de instrucciones
1
Para redactar las actas de la reunión, use hojas de papel de escritura A4 estándar. El título del protocolo debe contener el nombre del documento y la parte introductoria, reflejando el motivo por el cual se realizó la reunión de ciudadanos o accionistas.
2
Debajo del encabezado, indique la fecha de la reunión y la dirección en la que tuvo lugar, así como el número de participantes. Si los presentes marcaron su participación de acuerdo con una hoja clara, entonces esto también debe reflejarse en las actas. Refleje la forma de la reunión: por encuesta preliminar, por orden obvio con presencia personal o mediante una forma combinada de participación.
3
Indique los apellidos, nombres y patronímicos del presidente y secretario elegidos por la reunión, refleje el número de votos emitidos a favor, en contra y abstenidos de acuerdo con su candidatura.
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Describa la lista de temas en la agenda, comenzando con los más urgentes, numerelos y las notas en los discursos, debates y votaciones sobre cada tema comienzan con su número. En la grabación de discursos, es necesario indicar solo la esencia principal del informe presentado. Debe exponerse de manera concisa, pero en una forma que excluya una doble interpretación. Si es necesario, el texto del discurso se puede adjuntar a las actas. Todos los discursos, comentarios y observaciones relevantes se deben dar con los nombres indicados.
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Un registro de cada tema debe terminar con una decisión que indique los resultados de la votación. Después del texto de la discusión de todos los temas en la agenda, indique que la decisión general declaró cerrada la reunión.
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Firme el protocolo por el presidente y el secretario de la reunión, deposítelo en el archivo de su organización o su presidente.
Presta atencion
Los presidentes de cooperativas u HOA no pueden actuar como presidente de la asociación.
Consejos útiles
Si se requiere el protocolo para su presentación a una autoridad externa, especifique en él los términos de su preparación, ya que pueden ser limitados.
