Cualquier asociación pública o profesional tiene un órgano rector que, con la frecuencia especificada en su acta constitutiva, debe convocar a todos los interesados en celebrar reuniones de informes y elecciones. La entrada a tales reuniones está abierta a todos los miembros de esta sociedad o a los delegados de grupos de participantes; de esta manera, ejercen su derecho a participar en sus actividades.
Manual de instrucciones
1
Piensa en la agenda de la reunión. Dado que el informe y las elecciones son uno de los temas importantes, se espera que la participación en este caso sea máxima. Por lo tanto, además de estos temas, puede incluir otros temas urgentes en la agenda que discutirá con los miembros de su asociación. Decida la hora y el lugar donde se realizará la reunión de informes y elecciones. La sala donde está previsto que se celebre debe ser accesible y lo suficientemente amplia como para acomodar a todos.
2
Notifique a todos los interesados en celebrar una reunión de informe electoral. Para hacer esto, envíe invitaciones indicando la agenda, la fecha y el lugar de la reunión. Cuelgue anuncios con esta información en lugares donde la mayor cantidad de miembros de esta asociación pueda verlos. Si es necesario, coloque dicho anuncio en los medios y en la televisión.
3
Organice el registro de participantes, que debe comenzar media hora antes de la reunión. Nombrar registradores en número suficiente para que al principio todos los visitantes tengan la oportunidad de indicar sus datos personales. Por lo general, este es el apellido, nombre y patronímico, la organización o su unidad estructural, la dirección del lugar de registro o residencia, información de contacto.
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Elegir al presidente y al secretario de la reunión. Tenga en cuenta que el presidente de su cuerpo electo no puede ser elegido presidente de la reunión. Si es necesario, si está previsto en los estatutos, seleccione un comité de credenciales que verifique las credenciales de los diputados si se seleccionan de grupos de miembros de la asociación.
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El secretario debe mantener un registro. En el protocolo se refleja el número de delegados o miembros de la asociación presentes en la reunión, quién es elegido presidente, secretario y con qué resultados de votación.
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El presidente del cuerpo electo hace un informe sobre el trabajo realizado. En el protocolo, refleje el voto total con una evaluación, ya sea que se reconozca como satisfactorio o no. La reunión debe escuchar propuestas sobre la nueva composición del cuerpo electo, debatir y votar sobre cada candidato por separado. Refleje los resultados de la votación en las actas.
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Después de que se discuten todos los temas que se delinearon en la agenda, el presidente de la reunión debe cerrarla y firmar el protocolo de su celebración junto con el secretario.
