Algunas cartas terminan tan vagamente que el destinatario sigue perdido: hay que volver a leer el texto para comprender la esencia. Debido a la falta de tiempo, el destinatario puede tirar una carta o distraerse con algo y ya no profundizar en la situación descrita. Un final claro, conciso y competente enfatiza el respeto por el lector y ayuda a responder rápidamente a una solicitud o solicitud.
Manual de instrucciones
1
Exponga en tres párrafos lo que quería decir. Puede parecer que los pensamientos se expresan claramente, pero la percepción de la información depende del estado del lector. Por lo tanto, vuelva a leer el texto y escriba tres pensamientos principales por separado. Pueden ser hechos, fechas, nombres, etc. No necesita emociones, escriba brevemente, en pocas palabras, porque solo necesita hacer un balance, recordar los puntos principales.
2
Escriba tres acciones que el destinatario del mensaje debe realizar. La reacción de las personas puede ser impredecible. Le parece que es posible reaccionar sin ambigüedades a la información presentada, pero una persona lo hace dependiendo de los hábitos e intenciones individuales. Si no indica claramente lo que espera del lector, él no lo entenderá ni dirá que no lo entendió.
3
Organice la lista obtenida en los pasos anteriores en orden descendente de importancia. El final de la carta a veces recuerda la última palabra en la sesión de la corte: la impresión del destinatario de la carta, las conclusiones y las consecuencias dependen de esto. Elimine elementos de la lista que pueden omitirse sin afectar el significado del mensaje. Ponga la lista corta restante al final de la carta para que el lector no se pierda nada.
4 4
Indicar las fechas. Si está esperando una reacción a la carta, especifique sus expectativas. Algunas personas tienden a llegar al último, por lo que puede que no sea incorrecto indicar un momento específico.
5 5
Dejar detalles de contacto. Su corresponsal debería poder encontrar rápidamente su teléfono. Anticípese a tales situaciones y, por si acaso, coloque la información necesaria en la carta, incluso si está seguro de que el destinatario la tiene.
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Sé cortés, di algo bueno, gracias por tu tiempo. Es más probable que el destinatario responda y se comunique con usted más rápido si la carta lo complació o lo salvó de experiencias desagradables.
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Asegúrese de firmar el mensaje con un nombre: esto crea una sensación de comunicación real. Es importante que la persona se concentre en la respuesta y la tome de manera responsable. Dé el ejemplo y las personas lo tratarán de la misma manera.
