En la actualidad, cuando muchas de las empresas rusas tienen socios comerciales en el extranjero, el intercambio de delegaciones se ha convertido en la norma. Esto ayuda a familiarizarse con la producción en el acto, familiarizarse personalmente con aquellos con quienes tiene que trabajar, evaluar la situación y resolver rápidamente los problemas comerciales. Al reunirse con la delegación, se deben tener en cuenta algunas cuestiones de organización.
Manual de instrucciones
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En la etapa de preparación, discuta el tamaño de la delegación, teniendo en cuenta el hecho de que los problemas de trabajo se resuelven cuanto más rápido, más pequeño es. Además, seleccione la composición de los participantes de su parte, para que su número sea aproximadamente el mismo que el de aquellos con quienes se encontrará. Discuta en qué idioma se llevarán a cabo las negociaciones y prepare un intérprete incluso si los invitados vienen con los suyos.
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Conozca los problemas que uno u otro miembro de la delegación es competente para resolver, ya que la subordinación se observa muy estrictamente en Occidente. Al dirigirse a uno de los invitados, debe estar seguro de que tiene el derecho de proporcionar información sobre sus deberes.
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Discuta de antemano los problemas que deberán abordarse y prepare todos los materiales que puedan ser necesarios. Discuta qué documentos se firmarán después de las negociaciones. Acuerde el modo de celebración: cuánto comenzarán, cuánto durarán y cuándo habrá descansos.
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Si la delegación está encabezada por una persona lo suficientemente significativa, envíe la invitación lo antes posible para enfatizar el respeto y aumentar la probabilidad de que la visita se lleve a cabo y esa persona no tenga otras reuniones planificadas para este momento.
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Prepare una sala de reuniones conveniente y separada, proporcione a cada participante de la reunión un lugar cómodo. Haga un inventario de refrescos, café, galletas y cuide sus hermosos platos. No se olvide de poner ceniceros, si no le importa, para que durante la reunión, los presentes puedan encender un cigarrillo.
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Acuerde si será necesario registrar las negociaciones; ambas partes deben llegar a un acuerdo. Siempre que los invitados estén sentados frente a las puertas, esta técnica psicológica les permitirá sentirse más relajados. Y asegúrese de que durante la reunión no se distraiga con las llamadas telefónicas.
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Es mejor para una niña agradable y sonriente reunirse con una delegación y llevarla al lugar de las negociaciones. Puede esperar a los invitados en el vestíbulo del edificio donde se llevarán a cabo las negociaciones. Cuando los invitados llegan al lugar, es necesario presentar de inmediato ambas delegaciones para que aquellos que quieran sentarse uno al lado del otro puedan hacerlo.
