Un mensaje telefónico es un mensaje corto pero importante enviado por teléfono. Por lo tanto, con mayor frecuencia informan sobre la celebración de reuniones, reuniones y reuniones. El mensaje telefónico también puede contener una orden urgente del jefe. Los mensajes telefónicos son entrantes que usted acepta y salientes que transmite. Ambos tipos tienen un diseño similar.
Manual de instrucciones
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En la esquina superior izquierda de la hoja de papel, coloque el nombre completo de su organización y, si es necesario, el nombre de la unidad estructural, por ejemplo, "Administración de la ciudad de N." y la Oficina de Educación.
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En la esquina superior derecha, ingrese el destinatario del mensaje telefónico. Indique el puesto, apellido e iniciales de la persona: "Al director de la escuela No. 37 Ivanov I.I." Si hay varios destinatarios, no necesita indicar el apellido: "A los directores de las escuelas de la ciudad de N." Adjunte una lista completa de instituciones a las que se envió el mensaje telefónico.
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Coloque la palabra "Mensaje telefónico" y su número de serie dos líneas a continuación. Para el siguiente mensaje telefónico saliente, indique la fecha de su compilación.
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Luego sigue el texto real del mensaje telefónico: "El 22 de febrero, a las 17.00, se llevará a cabo una reunión en el Departamento de Educación para mejorar las actividades de las escuelas de la ciudad. La aparición de los directores de las escuelas es estrictamente necesaria". Al preparar el texto de un mensaje telefónico, evite palabras y frases que sean difíciles de escuchar y de pronunciar. Recuerde que el mensaje debe ser informativo y corto, no más de 50 palabras.
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Al transmitir un mensaje telefónico, pronuncie claramente las palabras, especialmente las direcciones, apellidos, nombres y apellidos de personas, nombres de calles, fechas y horas de eventos. Al final, asegúrese de leer el texto nuevamente y asegúrese de que su interlocutor haya escrito todo correctamente. Cuando reciba un mensaje por teléfono, escuche con atención. Si tiene preguntas, resuélvalas de inmediato.
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Debajo del texto principal se encuentra la posición, apellido e iniciales del jefe que firmó el mensaje telefónico: "Jefe del Departamento de Educación Petrov P. P." Un documento saliente también debe tener su firma personal.
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Al final de la página, brinde información sobre los empleados que trabajaron con el mensaje telefónico. Por lo general, la posición, el apellido y las iniciales de la persona que envió el mensaje, el teléfono de su oficina, así como la fecha y hora de la transferencia se colocan a la izquierda. A la derecha está la información sobre la persona que aceptó el documento: posición, apellido e iniciales, número de teléfono, fecha y hora de recepción.
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Los mensajes telefónicos salientes se redactan en una copia y se almacenan en una carpeta especial. Es mejor tener el mensaje entrante en dos copias: le dará el primero a la cabeza para más trabajo y el segundo, lo colocará en una carpeta para su almacenamiento.
Consejos útiles
Prepare formularios de mensajes telefónicos en la computadora. Son muy convenientes de usar. Podrá ingresar información en los gráficos necesarios a mano, sin sobrescribir los datos que se repiten nuevamente. Los formularios serán los mismos para los mensajes telefónicos entrantes y salientes.
