En cualquier oficina y lugar de trabajo, los empleados a menudo trabajan con varios tipos de documentos, por lo que todos necesitan la capacidad de elaborar documentos de oficina y comerciales. Al mismo tiempo, hay requisitos generales que deben seguirse al elaborar cualquier documento: una carta comercial, orden, reglamento, orden, etc.
Manual de instrucciones
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Compilación del documento, comience por aclarar su idoneidad y la gama de problemas que deben resolverse. Esto lo ayudará a determinar el tipo de documento y su forma, que determinan en gran medida la naturaleza y el estilo de presentación de su contenido.
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Examinar las regulaciones legislativas y departamentales del gobierno que rigen la resolución de tales problemas. Esta es una etapa muy importante, que muestra su alfabetización y le permite elaborar un documento que cumpla plenamente con el procedimiento establecido para procesar y resolver problemas comerciales. También ayudará a determinar el destinatario, el organismo de aprobación y coordinación y garantizará que el contenido de este documento y su forma de competencia de la organización sean consistentes.
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Estudie los textos de los documentos administrativos y reglamentarios para que el documento que se está redactando no entre en conflicto con ellos, no los duplique. Para hacer esto, debe tener una base de datos electrónica de dichos documentos.
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Reúna información sobre el fondo de los problemas a resolver, redacte un documento. Al componer, utilice textos de pantalla y frases y expresiones estándar utilizadas tradicionalmente en la documentación comercial. Examine otros documentos que se desarrollaron en su organización o en un sistema de empresas similares y tome como base el estilo de su compilación.
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El texto principal del documento está destinado a inducir cualquier acción, a convencer. Debe ser razonado y lógico. La redacción debe cumplirse estrictamente legalmente. En primer lugar, están los requisitos para la fiabilidad y objetividad de la información presentada. El texto debe ser exacto y lo más informativo y conciso posible. Naturalmente, no debe tener errores gramaticales, de puntuación y estilísticos. En el caso de que en el documento mencione la información contenida en otra fuente o documento, debe indicar toda su salida.
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Edite el borrador del documento y coordínelo con los autorizados para hacerlo. Después de eso, redacte un documento de acuerdo con las normas aceptadas y fírmelo.
