El negocio de los archivos surgió en relación con la necesidad de acumulación, sistematización y almacenamiento de información. Pero antes que nada, los archivos se crearon para satisfacer las necesidades de las autoridades y los ciudadanos al obtener la información perdida cuidadosamente almacenada en el archivo. Cuando es necesario restaurar información sobre familiares, información de naturaleza socio-legal u otra, es necesario escribir una solicitud al archivo apropiado.
Manual de instrucciones
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Los archivos tienen ciertas reglas para procesar solicitudes de ciudadanos, entidades legales y autoridades, por lo tanto, la clave del éxito es el cumplimiento de reglas simples. Primero, la solicitud debe contener información sobre el remitente. Para un individuo, este es el apellido, el nombre y el patronímico, para la organización: el nombre y los detalles de identificación.
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En segundo lugar, debe especificar su dirección de devolución en el texto de la solicitud; de lo contrario, los trabajadores del archivo simplemente no podrán enviarle una respuesta.
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En tercer lugar, es necesario plantear claramente su pregunta. Si se dispuso a recopilar información sobre sus antepasados, no necesita describir en detalle la historia de su familia. No es necesario formular vagos deseos, se debe prestar especial atención a la redacción de la pregunta. El hecho es que, de acuerdo con las reglas para trabajar con las apelaciones y solicitudes de ciudadanos y organizaciones, su solicitud será considerada en primer lugar por el jefe del archivo. El responsable determinará la clasificación del tema: genealógico, temático o sociolegal. Según la naturaleza de la solicitud, el administrador de archivos la enviará al departamento correspondiente para su ejecución. Está claro que cuanto más vaga sea la redacción, mayor será la probabilidad de una determinación incorrecta de la naturaleza de la solicitud y el nombramiento de su albacea. La solicitud "caminará" de un departamento a otro y, mientras tanto, esperará una respuesta.
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Finalmente, es necesario determinar el alcance de la información solicitada, por ejemplo, cronológica o territorial. Es inútil pedir encontrar todos sus homónimos, debe especificar el período cronológico y el marco territorial para la búsqueda de sus familiares.
Presta atencion
La ejecución de estas solicitudes es una prioridad para el archivo. Si el servicio militar (trabajo) se llevó a cabo en varias unidades militares, se emiten solicitudes para cada unidad militar por separado con el año y el mes de llegada y salida. Las solicitudes de confirmación de lesiones o enfermedades indican el número del hospital donde se completó el tratamiento.
Consejos útiles
El orden de ejecución de las solicitudes en el archivo. Las solicitudes al archivo se reciben por apelación personal de los ciudadanos, por correo y correo electrónico. La ejecución de las solicitudes en el archivo se organiza si la solicitud contiene los siguientes datos: nombre de la organización solicitante (o apellido, nombre y patronímico de un individuo), dirección postal, tema (pregunta), marco cronológico de la información solicitada.
