Si su organización es o es nombrada responsable de realizar una conferencia científica, esta no es solo una función honorable, sino también un gran trabajo organizativo, en el que es necesario tener en cuenta todas las pequeñas cosas.
Manual de instrucciones
1
Cree un comité organizador para la conferencia, cuya composición se determina por orden. Designar un presidente para dirigir y coordinar a los miembros del comité. Defina las fechas de la conferencia y la duración del comité. Reflexione en el pedido cómo se pagará la remuneración de los empleados que son sus miembros. Envíe un anuncio sobre la conferencia y en el apéndice indique los requisitos para los informes, los volúmenes de resúmenes y la fecha límite para su presentación.
2
Decida las fuentes de financiación, esta puede ser una financiación específica del presupuesto, atrayendo patrocinio y fondos de los propios participantes de la conferencia.
3
Envíe invitaciones a todos los posibles participantes de la conferencia y el programa planificado. Decida el número de participantes y oradores que desean compartir sus desarrollos científicos y resultados de investigación con sus colegas. Pregunte a los participantes si necesita reservar reservas de hotel y hacer su reserva.
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Haga arreglos con la imprenta para la publicación de resúmenes como un folleto separado y, si es necesario, ordene un programa del evento para distribuir a los participantes, insignias con sus nombres, iniciales y el nombre de la organización.
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Según el número de participantes, determine la capacidad del salón que necesita y alquile una sala especial equipada para eventos de este tipo. Piense en qué equipo será necesario para equiparlo adicionalmente, verifique la disponibilidad del número requerido de salidas de computadoras, pantallas de proyección, etc. Piense en el trabajo de un buffet en el que los participantes en las reuniones pueden tomar una taza de café y tomar un bocado en los descansos.
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Piense en el programa de la conferencia, si es necesario, divídalo en secciones. Considere dónde será posible celebrar reuniones de tales secciones. Tener en cuenta el discurso de los invitados a la conferencia, los organizadores y los participantes en el programa. Solicite artículos de papelería para los participantes de la conferencia: insignias, cuadernos y bolígrafos son estándar.
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Forme paquetes de documentos, materiales promocionales y papelería que se presentarán a los participantes de la conferencia junto con insignias.
